As reuniões de trabalho são momentos importantes para discutir ideias, projetos, resultados e outros assuntos relacionados à empresa. No entanto, para que elas sejam produtivas e eficientes, é preciso saber como se comportar adequadamente, seguindo algumas regras de etiqueta e bom senso. Neste artigo, vamos te dar algumas dicas de como se comportar em uma reunião de trabalho, desde o planejamento até a conclusão. Acompanhe!

Antes da reunião

Confirme sua presença: se você recebeu um convite para participar de uma reunião, confirme sua presença com antecedência, para que o organizador possa se preparar e contar com a sua contribuição. Se você não puder comparecer, avise o quanto antes e justifique sua ausência.
Prepare-se: estude o assunto da reunião, pesquise informações relevantes, organize seus dados e argumentos, prepare materiais de apoio, como slides, gráficos, planilhas, etc. Assim, você poderá participar de forma mais ativa e segura, demonstrando conhecimento e interesse.
Chegue no horário: a pontualidade é uma forma de respeito e profissionalismo. Chegar atrasado pode atrapalhar o andamento da reunião, causar uma má impressão e prejudicar sua imagem. Por isso, planeje-se para chegar no horário combinado, ou até mesmo alguns minutos antes, para se acomodar e se ambientar.

Durante a reunião

Cumprimente os participantes: ao chegar na sala de reunião, cumprimente os demais participantes com cordialidade e educação, usando o nome e o cargo de cada um, se possível. Evite conversas paralelas, piadas ou comentários inapropriados, que possam gerar desconforto ou distração.
Desligue ou silencie o celular: o celular é um grande vilão das reuniões, pois pode interromper, distrair ou desviar a atenção dos participantes. Por isso, desligue ou silencie o seu aparelho, e evite usá-lo durante a reunião, a menos que seja estritamente necessário. Se você precisar atender uma ligação urgente, peça licença e saia da sala discretamente.
Preste atenção: mostre interesse e atenção pelo que está sendo dito, mantendo o contato visual, a postura ereta e a expressão facial adequada. Evite bocejar, olhar para o relógio, mexer no cabelo, roer as unhas ou fazer qualquer outro gesto que possa demonstrar tédio, impaciência ou nervosismo.
Participe: contribua com suas ideias, opiniões, sugestões e questionamentos, de forma clara, objetiva e respeitosa. Não interrompa ou critique os outros, mas escute com atenção e empatia, reconhecendo os pontos positivos e negativos de cada argumento. Busque o diálogo, o consenso e a colaboração, evitando conflitos, polêmicas ou competições desnecessárias.
Anote: faça anotações sobre os principais pontos discutidos, as decisões tomadas, as ações propostas e as responsabilidades atribuídas. Isso vai te ajudar a lembrar e a acompanhar o que foi acordado, além de demonstrar interesse e comprometimento.

Depois da reunião

Agradeça: ao final da reunião, agradeça aos participantes pela presença, pela contribuição e pelo tempo dedicado. Se você foi o organizador ou o mediador da reunião, faça um breve resumo do que foi discutido e definido, e envie uma ata ou um relatório por e-mail, para que todos possam conferir e confirmar o que foi acordado.
Cumpra: cumpra com as suas responsabilidades e compromissos assumidos na reunião, dentro dos prazos e dos padrões de qualidade estabelecidos. Se você tiver alguma dificuldade ou imprevisto, comunique aos envolvidos e busque soluções alternativas. Não deixe de dar feedbacks e de solicitar feedbacks sobre o seu desempenho e o dos demais participantes.

FAQ

O que é uma reunião de trabalho?

Uma reunião de trabalho é um encontro entre duas ou mais pessoas, com o objetivo de discutir assuntos relacionados à empresa, como ideias, projetos, resultados, problemas, soluções, etc.

Qual a importância de uma reunião de trabalho?

Uma reunião de trabalho é importante para:

Compartilhar informações, conhecimentos e experiências;
Alinhar expectativas, objetivos e metas;
Tomar decisões, definir ações e atribuir responsabilidades;
Aumentar a integração, a colaboração e a confiança entre os participantes;
Melhorar a comunicação, o relacionamento e o clima organizacional;
Estimular a criatividade, a inovação e a produtividade.

Como fazer uma boa reunião de trabalho?

Para fazer uma boa reunião de trabalho, é preciso:

Definir o objetivo, o tema, a pauta, o local, a data, a hora e a duração da reunião;
Convidar as pessoas certas, que tenham relação com o assunto e possam contribuir para o resultado;
Preparar os materiais necessários, como slides, gráficos, planilhas, etc.;
Conduzir a reunião de forma organizada, participativa e dinâmica, seguindo a pauta e respeitando o tempo;
Registrar os principais pontos discutidos, as decisões tomadas, as ações propostas e as responsabilidades atribuídas;
Enviar uma ata ou um relatório da reunião por e-mail, para que todos possam conferir e confirmar o que foi acordado;
Acompanhar o cumprimento das ações e dos compromissos assumidos na reunião, dando e solicitando feedbacks.

Conclusão

Saber como se comportar em uma reunião de trabalho é fundamental para garantir o sucesso e a eficácia desse tipo de encontro. Seguindo as dicas que apresentamos neste artigo, você poderá participar de forma mais profissional, produtiva e positiva, gerando valor para a empresa e para a sua carreira. Esperamos que tenha gostado e que coloque em prática o que aprendeu. Até a próxima!

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